Ririn Dwiasih #19: Surat Menyurat

Surat Menyurat

Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain yang pada umumnya, dibutuhkan perangko dan amplop.

A. Fungsi Surat
fungsinya mencakup lima hal: sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran, dan gagasan; alat bukti tertulis; alat pengingat; bukti historis; dan pedoman kerja

B.Syarat Surat

Surat yang baik haruslah memenuhi syarat-syarat penyusunan sebagai berikut.

Pertama, surat harus disusun dengan teknik penyusunan yang benar, yaitu:
(1) Penyusunan letak bagian-bagian surat (bentuk) yang tepat sesuai dengan aturan atau pedoman yang telah ditentukan;
(2) Pengetikan yang betul, jelas, bersih, dan rapih;
(3) Pemakaian kertas yang sesuai dengan:
a. Ukuran : kuarto berukuran 21 x 29 cm;
b. Jenis : HVS untuk lembar asli (sebaiknya kertas onion) dan kertas tebus (doorslag) untuk tembusan;dan
c. Warna : putih HVS untuk lembar asli, kuning kertas tebus untuk perbal, biru muda kertas tembus untuk tembusan intern, dan merah mudah HVS untuk surat rahasia.

Kedua, isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit. Hal itu menguntungkan kedua pihakk, yaitu:
a. Penerima dapat memahami isinya dengan tepat dan tidak ragu-ragu; dan
b. Pengirim memperoleh jawaban secara cepat apa yang dikehendakinya.

Ketiga, bahasa yang digunakan haruslah bahasa yang benar/baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia, baik tentang ejaan, pemilihan kata, maupun kalimatnya. Selain itu, bahsa surat haruslah efektif. Untuk itu, bahasa surat haruslah logis,wajar, hemat, cermat, sopan, dan menarik. Sedapat mungkin dihindari pemakaian kata-kata asing yang sudah padanannya dalam bahasa Indonesia. Juga harus dihindari gaya yang keasing-asingan.

Di samping ketiga syarat diatas, ada hal penting lainnya yang perlu diperhatikan sehubungan dengan menyusun surat yang baik, yaitu:
a. memahami kedudukan masalah yang dikemukakan;
b. memahami peraturan-peraturan yang berkaitan dengan masalah itu;
c. mengetahui posisi dan bidang tugasnya; dan
d. hal-hal lainnya yang berkaitan dengan ketatausahaan.

C. Bahasa Surat

Bahasa surat yang baik harus memenuhi kriteria berikut ini :

1. Bahas baku

2. Bahasa jelas dan tidak bermakna ganda

3. Lugas

4. Efektif dan efisien

5. Bahasa terpadu, ditiap gagasan dituangkan dalam 1 (satu) paragraf, dan ciri-ciri paragraf yang baik :

· Mengandung kesatuan isi

· Kepaduan antar kalimat

· Ada pengembangan gagasan pokok

6. Bernalar

7. Mengandung bahasa kosa kata yang tepat, optimis, dan menghindari pengungkapan secara langsung

D. Bagian-Bagian Surat

1. Kepala surat atau yang bisa juga disebut dengan kop surat merupakan bagian teratas dalam sebuah surat. Bagian surat yang pertama ini berisi: Logo atau lambang dari sebuah instansi, lembaga, perusahaan atau organisasi, nama instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut, alamat instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi.

2. Tempat dan tanggal surat pencantuman tempat dan tanggal surat tersendiri ditujukan untuk memberikan informasi mengenai tempat dan tanggal penulisan surat tersebut.

3. Nomor surat sebuah surat resmi yang mewakili sebuah lembaga, instansi, perusahaan atau organisasi biasanya menggunakan penomoran terhadap surat yang dikeluarkan atau yang diterima. Nomor surat biasanya meliputi nomor urut penulisan surat, kode surat, tanggal, bulan dan tahun penulisan surat.

4. Lampiran. Bagian lampiran merupakan bagian penjelas yang menginformasikan bahwa ada sejumlah berkas atau dokumen yang disertakan dalam surat tersebut.

5. Hal atau perihal. Hal berfungsi memberikan petunjuk bagi pembaca mengenai pokok isi surat tersebut.

6. Alamat dalam terdapat dua alamat yang dituliskan dalam surat, yaitu alamat luar (yang ditulis di sampul surat) dan alamat dalam (yang ditulis di dalam surat).

7. Salam Pembuka. Berfungsi sebagai sapaan dalam surat. Salam pembuka ditulis dengan huruf kapital di awal dan diakhiri oleh tanda koma.

8. Isi surat pembuka merupakan alinea pertama yang berfungsi sebagai pengantar atau pendahuluan terhadap infomrasi yang disampaikan di alenia isi. Isi Alendia isi berisi informasi yang akan disampaikan. Sedangkan alenia penutup ini berisi ucapan terima kasih atau harapan dari penulis surat kepada pembaca surat.

9. Salam Penutup merupakan penutup surat yang biasanya menggunakan kata: "Hormat saya, Hormat kami, Wassalam".

10. Nama Jelas Pengirim dan Tanda tanganSetelah salam penutup, terdapat nama jelas pengirim surat beserta tanda tangannya.

11. Tembusan merupakan bagian surat yang menunjukkan pihak atau orang lain yang juga berhak mendapatkan surat tersebut.

E. Contoh Surat

DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAH RAGA KABUPATEN KUDUS

Kudus, 21 April 2011
Nomor : 007/DIKPORA/KT/IV/2011
Lampiran : -
Perihal : Undangan
Yth. Sdr. Indra Permana
Jl. Cendrawasih No. 12
Perum Gading Mas
Jekulo

Dengan hormat,
Kami mengundang Saudara untuk menghadiri rapat yang akan diadakan pada:

Hari : Selasa, 25 April 2011
Tempat : Gedung pertemuan DIKPORA Kab. Kudus
Waktu : 10.00 – 12.00 WIB
Acara : Dengar pendapat dengan Dewan DPRD Kab. Kudus

Atas perhatian Saudara, akmi ucapkan terima kasih

Hormat kami,

Kepala DInas Dikpora Kab. Kudus
Drs. Adullah hasnawai

soal :

1. Alat komunikasi antar seseorang merupakan?

a. Fungsi surat*

b. Objek surat

c. Bagian surat

d.      Syarat surat

2.      Dibawah ini manakah yang bukan bahasa surat yang baik?
a.       Lugas
b.      Menggunakan bahasa gaul*
c.       Bahasa baku
d.      Bahasa jelas

3.Alat komunikasi pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, dan lain-lain, yang dapat dijadikan alat penyimpanan arsip atau dokumentasi dari suatu kegiatan. Merupakan penjelasan dari ?

a. Fungsi surat *

b. Surat

c. Jenis surat

d. Jawaban b dan c benar

4. Dibawah ini manakah yang bukan bahasa surat yang baik ?

a. Bahas baku

b. Bahasa jelas dan tidak bermakna ganda

c. Lugas

d. Menggunakan bahasa gaul *

5. Dibawah ini manakah yang bukan termasuk syarat-syarat surat yang baik ?

a. Surat disusun dengan teknik penyusunan yang benar

b. Isi surat dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit